سیستم یا سامانه مدیریت دانشkms پلتفرمیست که اطلاعات را برای درک بهتر، پردازش و همکاری بین تیم‌های مختلف درون یک شرکت ذخیره و بازیابی می‌کند. یعنی، با استفاده از یک سامانه مدیریت دانش شما به جای استفاده از منابع مختلف از قبلی شبکه داخلی، ایمیل‌ها، یا فایل‌های ذخیره‌شده می‌توانید بر یک منبع واحد به عنوان مرکز اطلاعات مشترک تکیه کنید. به عبارتی دیگر این سامانه کاربرد انواع مدیریت دانش را تسهیل می نماید.
چنین سیستمی به شما این امکان را می‌دهد که اسناد مختلف، سوالات متداول، سخنرانی‌ها، ویدیوها، فایل‌های صوتی و غیره را ذخیره کنید. به عبارت دیگر هدف سامانه جامع مدیریت دانش، کمک به بکارگیری دانش برای موفقیت در انواع وظایف است. این موضوع را به عنوان یک جنبه ارتباط با مشتری در نظر بگیرید: با استفاده از این سیستم شما می‌توانید درخواست‌های مشتریان را سریعا مدیریت کرده و برای اضافه کردن اطلاعات بیشتر به پایگاه‌داده خود مراجعه کنید.
اگر یک پلتفرم مناسب برای حفظ تخصص شرکت خود داشته باشید، امکان پیدا کردن و استفاده مجدد و راحت از اطلاعات و منابع مرتبط با کسب‌وکارتان را فراهم خواهد کرد. این به نوبه خود می‌تواند شما را در این موارد یاری کند:
- ایجاد محصولات و خدمات بهتر
- افزایش سودآوری
- استفاده مجدد مهارت‌ها
- افزایش کارایی عملیاتی و بهره‌وری کارکنان
- تشخیص سریع روندهای بازار و متمایز شدن
- جلو زدن از رقبا
مزایای نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
یک KMS در صورت اجرای صحیح می‌تواند منبع قدرتمندی برای همکاری باشد. این همکاری بین کاربران و کارمندان است. با استفاده از نرم افزار مدیریت دانش مشتریان سریع تر به خدمت مورد نظر خود می‌رسند و کارکنان بار کاری کمتری را متحمل می‌شوند. بنابراین برخورداری از یک نرم افزار مدیریت دانش برای بسیاری از سازمانهای دولتی ضروری بوده و ما هم‌اکنون شاهد سیستم‌هایی از جمله شبکه ملی مدیریت دانش، سامانه مدیریت دانش وزارت بهداشت و سامانه مدیریت دانش کمیته امداد هستیم. سامانه مدیریت دانش بانک رفاه نیز یک مثال برای مدیریت دانش سیستمی در یک سازمان خصوصی است
مهم ترین مزایای سیستم مدیریت دانش عبارتند از:
یک راه‌حل موثرتر
هیچ‌کس دوست ندارد یک چیز تکراری را بارها و بارها جستجو کند. زمانی که می‌دانید یک راه سریع برای پیدا کردن چیزی که شما و یا کاربران تان به دنبال آن هستند وجود دارد، چرا چرخ را دوباره اختراع کنید؟ یک KMS به خوبی طراحی شده می‌تواند مزایای مختلفی داشته باشد: با کمک آن کارکنان شما اسناد و سایر مواد باارزش را همیشه در دسترس خود دارند، و مشتریان زمان ارزشمند خود را برای بیان سوابق مشکل و مسائل خود هدر نمی‌دهند
آموزش بدون دردسر کارکنان
با استفاده از سامانه مدیریت دانش افراد در مورد مسائل تکراری و روتین آموزش می‌بینند و در مواجهه با آنها استرس کمتری دارند. با خرید و پرداخت قیمت نرم افزار مدیریت دانش شهودی، یک کارمند می‌تواند به اطلاعات آموزشی در یک مکان مرکزی، بدون دردسر و سریع دسترسی داشته باشد. که باعث میشود یک تیم به عنوان یک دیوار آجری منسجم و محکم به نظر برسد.
حفظ دانش
به همکاران سابق خود فکر کنید. ببینید، هیچ چیز تا ابد دوام نمی‌آورد. این حقیقت در مورد دانش نیز صدق می‌کند. آمار حاکی از آن است که بطور متداول کارمندان هر سه سال کار خود را تغییر می‌دهند که این بدان معناست که با رفتن آنها همه اطلاعات با آنها می‌رود. با سامانه مدیریت دانش به اشتراک گذاشته شده، شما می‌توانید اطلاعات را مستندسازی کرده و حتی با رفتن کارکنان دانش آنها را حفظ کنید.
تجربه بهتر مشتری
کارکنان خبره معمولا منجر به تجربه بهتر مشتری می‌شوند. هنگامی که کارکنان دسترسی سریع به یک مرکز قابل‌اعتماد اطلاعات دارند، می‌توانند بدون تلاش با بسیاری از انواع مشتریان رفتار کنند. متقابلا مشتریان می‌توانند زمان کمتری برای ارتباط با یک نماینده خدمات در چت و یا از طریق تلفن صرف کنند. با این تجربیات مثبت، مشتریان نسبت به برند شما وفادار و مطمئن خواهند بود. بنابراین ارکان مدیریت دانش در قالب این سیستم به خوبی اجرا میشود.
انواع سیستم مدیریت دانش
پایگاه دانش
پایگاه دانش یک پلتفرم ساختار یافته مفید است که در آن شما می‌توانید داده‌های ضروری برای مشتریان و کارمندان خود ذخیره کنید. یعنی، این هاب اطلاعاتی که می‌تواند (برای کاربران) یا درونی (برای کارکنان) یا خارجی باشد.
پایگاه‌های دانش طیف وسیعی از مزایا از قبیل افزایش رضایت و توجه مشتری و کاهش میانگین زمان حل مسایل مشتری، و خدمات کارآمدتر نمایندگان خدمات را فراهم می‌کنند. پایگاه های دانش می‌توانند چند لایه، چند زبانه، و حتی بصورت ادغام شده در ویجت چت باشند.
سوالات متداول (FAQ)
صفحات سوالات متداول دومین نوع از سیستم های مدیریت دانش شرکت هستند که سرعت و کارایی را افزایش می‌دهند. آنها به مشتریان کمک می‌کنند تا از طریق آنها به سرعت به پاسخ سوالات خود برسند و نیازهای خود را برآورده کنند. یک سیستم مدیریت دانش پرسش و پاسخ به خوبی اطلاع‌رسانی می‌کند، آموزش می‌دهد و کاربر را از طریق وب سایت به روش شهودی هدایت می‌کند. علاوه بر این، ترافیک داخلی را به صفحات با ارزش دیگر هدایت می‌کند و مطالب مختلف را پوشش می‌دهد.
ویکی و فروم ها
ویکی و فروم‌ها سیستم مدیریت دانش محاوره‌ای‌تری نسبت به موارد قبلی ذکر شده هستند. ویکی و فروم های ارتباط جمعی معمولا وب سایت‌هایی هستند که در آن کاربرانی با علایق متقابل می‌توانند درباره موضوعات بحث کنند، افکار خود را بیان کنند، یا از یکدیگر سوال کنند و به سوالات یکدیگر پاسخ دهند. در برخی موارد، برندها یک فروم آنلاین برای مشتریان یا طرفداران خود ایجاد می‌کنند تا یک شبکه و حمایت تک به تک فراهم نمایند.
مطالعات موردی (Case Studies)
وقتی در مورد نگهداری دانش صحبت می‌کنیم، چه چیزی می‌تواند بهتر از داستان‌های موفقیت مشتریان واقعی باشد؟ آنها منبع عالی دیگری از دانش هستند که شما می‌توانید به روش ماهرانه ای ارائه کنید.
در مورد اینکه شرکت تان چگونه مشتریان را در رسیدن به موفقیت یاری کرده است با آنها مصاحبه کنید. گزارش جامعی نوشته و در وب سایت خود منتشر کنید تا دیگران ببینند که بدون شما از چه قابلیتی محرومند. فراموش نکنید که در این سیستم مدیریت دانش سازمانی برخی از قسمت‌های داستان را به موفقیت سهامداران و سرمایه گذاران اختصاص دهید.
سیستم‌های مدیریت یادگیری (LMS)
همان طور که از نامش پیداست، LMS یک سیستم مدیریت دانش است که بر ذخیره‌سازی، مدیریت و پی‌گیری تعاملی مخاطب با مطالب آموزشی تمرکز دارد. این نرم افزار مدیریت دانش معمولا به کارمندان این امکان می‌دهد که از هر مکان و زمانی به محتوای آموزشی مورد نظر خود دسترسی داشته باشند.
یک LMS شامل امکاناتی از جمله کوییزها، مسیرهای یادگیری مناسب و قابلیت‌های ایجاد دوره است. مهمترین مزایای LMS عبارتند از مهارت افزایی پرسنل، استخدام شدگان جدید و حفظ و به روزرسانی دانش کارکنان. برای مثال آموزش مدیریت دانش با یک سیستم مدیریت یادگیری در قالب یک دوره مدیریت دانش و بسیار سازمان‌یافته و سریعتر انجام میشود.
